出境組團(tuán)計(jì)調(diào)操作流程

一、接聽(tīng)咨詢電話

   出境計(jì)調(diào)的操作是從接聽(tīng)電話開(kāi)始的。一是接聽(tīng)本社服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)打來(lái)的咨詢電話，二是接聽(tīng)本地游客打來(lái)的咨詢電話，三是接聽(tīng)同業(yè)旅行社打來(lái)的咨詢電話。

   出境計(jì)調(diào)接到這些咨詢電話時(shí)，首先要問(wèn)清楚客人要去哪幾個(gè)地區(qū)或國(guó)家。記錄好他們的具體要求。

二、確定產(chǎn)品和報(bào)價(jià)

 （一）確定旅游產(chǎn)品

 

   每個(gè)旅行社都有很多已經(jīng)向市場(chǎng)公開(kāi)推出的已經(jīng)成型的出境旅游產(chǎn)品，在接受散客、代理旅行社、在線平臺(tái)咨詢時(shí)，出境計(jì)調(diào)一般都是直接向他們推薦本社已經(jīng)設(shè)計(jì)好的旅行社產(chǎn)品，向他們推薦每個(gè)產(chǎn)品的亮點(diǎn)，報(bào)價(jià)及價(jià)格構(gòu)成等等。讓他們?cè)诒姸喑鼍陈糜萎a(chǎn)品中選擇自己滿意的旅游產(chǎn)品。

   2、獨(dú)立成團(tuán)游客

 

   如果是獨(dú)立成團(tuán)，出境計(jì)調(diào)可以先推薦本社現(xiàn)有出境旅游產(chǎn)品。如果對(duì)現(xiàn)有出境旅游產(chǎn)品滿意就不需要重新設(shè)計(jì)了。如果不滿意，出境計(jì)調(diào)就必須根據(jù)游客的要求重新設(shè)計(jì)出境旅游產(chǎn)品。經(jīng)過(guò)雙方多次協(xié)商、修改、設(shè)計(jì)出游客滿意的旅游產(chǎn)品。

 （二）進(jìn)行合理報(bào)價(jià)

 

   3、向各服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)和同業(yè)旅行社報(bào)價(jià)

三、簽訂出境旅游前期服務(wù)合同

   游客確認(rèn)了行程和報(bào)價(jià)之后，不能馬上簽正式的出境旅游合同，因?yàn)椴荒鼙ＷC游客簽證全部成功。如歐洲國(guó)家簽證有時(shí)就不能成功，游客出了簽證費(fèi)，而不能出去旅游。為了規(guī)避簽了正式合同而又不能出行的一些風(fēng)險(xiǎn)，在辦理簽證前就與游客先簽訂一份出境旅游前期服務(wù)合同。

四、編制團(tuán)號(hào)

五、預(yù)報(bào)計(jì)劃、預(yù)定機(jī)位

   預(yù)報(bào)計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)該包括團(tuán)號(hào)、旅游團(tuán)的準(zhǔn)確人數(shù)、團(tuán)隊(duì)抵離時(shí)間及交通工具，行程，食宿標(biāo)準(zhǔn)以及其他要求等。

   一般團(tuán)隊(duì)大交通機(jī)票是往返程一起預(yù)訂。

   在不同季節(jié)，不同的航線要求計(jì)劃訂票的時(shí)間有區(qū)別。

   一般情況下，本著穩(wěn)妥和優(yōu)化航線及價(jià)格的原則，出境團(tuán)隊(duì)機(jī)票的預(yù)訂時(shí)間：遠(yuǎn)程線路約出發(fā)前1個(gè)月至2個(gè)月預(yù)訂，近程線路約提前半個(gè)月至1個(gè)月預(yù)訂。

六、審驗(yàn)資料、辦理簽證

 （一）收取參團(tuán)資料

 

   去香港、澳門(mén)，要提前辦理港澳通行證，出發(fā)前再辦簽注；

   去臺(tái)灣，要提前填寫(xiě)大陸地區(qū)人民出入臺(tái)灣地區(qū)申請(qǐng)書(shū)，然后用提供的資料辦理入臺(tái)證；

   如果去東南亞國(guó)家，簽證資料要求相對(duì)簡(jiǎn)單，要提供護(hù)照和照片辦理；

   如果去亞洲其他國(guó)家如日本和歐洲、大洋洲、美洲的一些國(guó)家，也需要護(hù)照和其他相應(yīng)的資料辦理簽證，但是資料要求就相對(duì)多些，也比較嚴(yán)格，并且要保證所需的證件沒(méi)有過(guò)期，是有效的。

 （二）審驗(yàn)簽證資料

 

   一般情況下，申請(qǐng)人必須提供有效期六個(gè)月以上的護(hù)照原件，但有些國(guó)家如美國(guó)、加拿大等需要1年以上有效期方可進(jìn)入。

   護(hù)照的最后一頁(yè)必須由本人簽字；如果是換發(fā)的護(hù)照還要提供舊護(hù)照；有拒簽史的客人，要提供拒簽說(shuō)明。

   本人填寫(xiě)團(tuán)體旅游用簽證申請(qǐng)書(shū)相關(guān)資料，要用簽字筆填寫(xiě)，整潔美觀，簽名處一定要由客人本人簽名。

   3.在職人員提供材料

 

   加蓋公章的公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，公司提供的在職證明（在職證明規(guī)定用單位抬頭紙，內(nèi)容包括申請(qǐng)人的姓名、性別、出生日期、年齡、護(hù)照號(hào)碼，從何時(shí)起在公司任職、現(xiàn)任職務(wù)，加蓋公司公章）。

   機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員提供法人代碼證復(fù)印件和上述格式的在職證明。

   一是遞交有效的護(hù)照

 

   五是大使館或者領(lǐng)事館，呈報(bào)國(guó)內(nèi)主管部屬門(mén)審查批準(zhǔn)

 

   六是前往國(guó)家的主管部門(mén)，將審批意見(jiàn)通知駐該國(guó)使領(lǐng)館

   準(zhǔn)確掌握簽證辦理所需工作日，保證簽證后交通票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、出境名單的辦理、與境外地接社確認(rèn)接待事項(xiàng)等操作有充足的預(yù)留時(shí)間，使得計(jì)調(diào)操作有計(jì)劃按步驟進(jìn)行。游客的旅游目的地不同，簽證所需工作日不同，使館在周六、周日不受理簽證，節(jié)假日休息。所以計(jì)調(diào)員一定要掌握好送簽時(shí)間。否則，一旦簽證延誤，整個(gè)團(tuán)隊(duì)都無(wú)法按期出發(fā)，損失嚴(yán)重。

   很多發(fā)達(dá)國(guó)家（如美國(guó)和歐洲國(guó)家）辦理簽證申請(qǐng)都需要提前預(yù)約，如電話預(yù)約、在線預(yù)約和郵件預(yù)約。預(yù)約時(shí)間確定才可以在預(yù)約當(dāng)天去領(lǐng)館交材料。

   一般發(fā)展中國(guó)家如東南亞辦理簽證，通常都不需要預(yù)約，可直接交材料給使館。部分發(fā)達(dá)國(guó)家也不需要預(yù)約，如加拿大和澳大利亞，新西蘭等。

七、簽合同、上名單

 （一）簽合同

 

   簽證成功之后，必須與游客簽訂出境旅游合同。

   根據(jù)出境旅游合同的要求，填寫(xiě)相關(guān)項(xiàng)目，并且要將合同的內(nèi)容告知游客。

   合同簽好之后確認(rèn)團(tuán)費(fèi)、保證金與擔(dān)保函是否收齊。

 （二）上名單

 

   3、上保險(xiǎn)系統(tǒng)

八、督促書(shū)面確認(rèn)、發(fā)正式計(jì)劃

   一定要督促境外接待社在最短的時(shí)間內(nèi)（8—24小時(shí)）書(shū)面確認(rèn)。確認(rèn)重點(diǎn)為：境外機(jī)（車(chē)、船）票、用房、用車(chē)、結(jié)算等事宜。 

   出境計(jì)調(diào)應(yīng)該在團(tuán)隊(duì)到達(dá)境外第1 站前10 一15天內(nèi)，將正式計(jì)劃郵寄或傳真至境外接待社。

   正式計(jì)劃內(nèi)容包括發(fā)團(tuán)確認(rèn)書(shū)，團(tuán)隊(duì)行程和各項(xiàng)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)及特殊要求。

   正式計(jì)劃用正式文件的格式打印，并加蓋旅行社公章，每地寄出兩份以上。

九、出機(jī)票、派領(lǐng)隊(duì)

   待團(tuán)隊(duì)出簽后，出境計(jì)調(diào)要通知航空公司出票。

   團(tuán)隊(duì)票價(jià)格與散客票價(jià)格一般差別較大，所以航空公司規(guī)定團(tuán)隊(duì)機(jī)票一旦出票，人數(shù)不可增減，不得退票，不得簽轉(zhuǎn)，不得變更航班，不得換人。

   派遣海外領(lǐng)隊(duì)，需要提前10天安排，并第一時(shí)間通知領(lǐng)隊(duì)，以便領(lǐng)隊(duì)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

十、召開(kāi)行前說(shuō)明會(huì)

   5.說(shuō)明有關(guān)注意事項(xiàng)

十一、召開(kāi)行前說(shuō)明會(huì)

   根據(jù)最終落實(shí)的團(tuán)隊(duì)情況向海外領(lǐng)隊(duì)派發(fā)出團(tuán)通知書(shū)。給游客的出團(tuán)通知書(shū)上包含團(tuán)隊(duì)的行程、出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)、緊急聯(lián)系人姓名、電話、注意事項(xiàng)等信息。

十二、確認(rèn)付款、發(fā)團(tuán)

   出發(fā)前24小時(shí)與對(duì)方核對(duì)計(jì)劃 ，要求對(duì)方最終確認(rèn)，向?qū)Ψ酱咭唇Y(jié)算單〉。

   確認(rèn)團(tuán)隊(duì)質(zhì)量無(wú)異議，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，（允許預(yù)付）將團(tuán)款匯入地接社賬戶。

 （二）發(fā)團(tuán)

 

   按照約定的出團(tuán)時(shí)間，把團(tuán)隊(duì)送到機(jī)場(chǎng)，辦理好出境相關(guān)手續(xù)，讓團(tuán)隊(duì)順利出境。

   在出團(tuán)期間，出境計(jì)調(diào)保持手機(jī)24小時(shí)開(kāi)機(jī)，跟進(jìn)團(tuán)隊(duì)進(jìn)展?fàn)顩r，如有問(wèn)題，及時(shí)與地接溝通、處理。

十三、后續(xù)工作

   出境旅游團(tuán)隊(duì)回國(guó)后，2-5個(gè)工作日之內(nèi)，根據(jù)使領(lǐng)館的銷(xiāo)簽要求，出境組團(tuán)計(jì)調(diào)應(yīng)將銷(xiāo)簽所需資料收齊并交使館銷(xiāo)簽。

 （二）費(fèi)用結(jié)算

 

   1．領(lǐng)隊(duì)報(bào)賬；2.與境外地接社結(jié)賬。

 （三）歸檔總結(jié)

 

   團(tuán)隊(duì)結(jié)束后，要將所有操作傳真及單據(jù)復(fù)印留檔，作為操作完畢團(tuán)隊(duì)資料歸檔。

   團(tuán)隊(duì)操作流程結(jié)束，最后需要跟蹤團(tuán)隊(duì)反饋，記錄下團(tuán)隊(duì)歷史記錄中的重要信息，以便今后取長(zhǎng)補(bǔ)短。

 （四）調(diào)整產(chǎn)品